Il trasloco di un ufficio


Il trasloco di un ufficio, anche se rispetto al trasloco di un’abitazione comprende, forse, meno mobili ed oggetti, può essere ancora più ostico. In un ufficio ci sono documenti, faldoni: molte cose che vanno preservate e conservate, di assoluta importanza e perderle potrebbe compromettere interi mesi di lavoro, nonché la riuscita di progetti futuri. È particolarmente importante, quindi, organizzare tutta l’operazione con precisione ed ordine, per ottimizzare i tempi e la riuscita del progetto.

Procedure iniziali per il trasloco dell’ufficio

Quando si decide di cambiare location alla propria attività, innanzitutto, è consigliabile iniziare il trasporto degli oggetti e del mobilio a locale pronto. Trasportare scatoloni di documenti o pezzi di arredamento quando ancora il nuovo posto versa in condizioni disagevoli, aumenta il rischio di perdite e danni. Una volta che i locali, invece, saranno puliti e pronti alla funzionalità, è il momento di cominciare a radunare tutto ciò che va trasportato e farlo con criterio e logica. La cosa migliore da fare è fermare il lavoro per qualche giorno, concedendo delle ferie al personale, in modo da potersi concentrare unicamente sul trasloco senza distrazioni e riprendere, in seguito, nelle condizioni ottimali ed in una situazione di calma, serenità e tranquillità.

Durante il trasloco di un ufficio il rischio maggiore è quello di perdere o danneggiare importanti documenti. Per ovviare a questa eventualità è bene inventariare con metodo tutti i faldoni contenenti documentazioni fondamentali e raggrupparli, ordinatamente, in scatoloni ben sigillati ed etichettati in modo chiaro e preciso. È bene evitare di infilare negli scatoloni fogli singoli o documenti volanti, con l’idea di sistemarli, poi, direttamente nell’ufficio nuovo perché questo è il miglior modo per perderli.

Meglio investire un po’ di tempo in più per organizzare il tutto all’origine, in modo da trasportare nei nuovi locali le cartelle ed i raccoglitori già perfettamente organizzati e completi, che non necessiteranno di nient’altro se non di essere posizionati sulle nuove mensole o nei nuovi archivi. Nel nuovo ufficio ci sarà già abbastanza lavoro da fare, i primi giorni: studiare la disposizione migliore del proprio materiale e dell’arredamento. Meglio evitare di aggiungere mansioni che possono essere svolte prima.

Consigli per un perfetto trasloco dell’ufficio

Tutto il materiale di cancelleria, dal più semplice come penne, matite e timbri al più raffinato come toner per stampanti e fax, è bene che sia organizzato in scatole dedicate. Quando si fa il trasloco di un ufficio si tende a trascurare le cose di uso comune, con l’idea di acquistarne di nuove o di poterne reperire altre in qualsiasi momento, ma il rischio è che poi, nei primi giorni di lavoro nella nuova sede, manchi proprio la penna rossa nel momento in cui serve o ci si trovi senza una cartuccia per stampare un documento importantissimo.

È consigliabile organizzare degli scatoloni contenenti tutti i piccoli oggetti di cancelleria ed uso comune, in modo da avere un kit di base per poter essere operativi già dal primo giorno di inserimento nel nuovo ufficio, senza essere costretti a fastidiose interruzioni per uscire a comprare qualcosa che si potrebbe già avere. Per spostare scrivanie, armadi, archivi e cassettiere, si consiglia di ingaggiare una ditta di traslochi. Solitamente, i mobili da ufficio sono pezzi unici non smontabili, quindi sarà necessario trasportali interi. Se si dispone di un furgone e di una buona schiena è possibile fare il trasloco di un ufficio da soli ma l’idea migliore è sempre quella di farsi aiutare da professionisti. Questo per evitare inconvenienti a cui, chi non è esperto, magari non pensa.

Ad esempio urtare con una scrivania o un armadio contro i muri tinteggiati di fresco e rovinarli, perché non si è abbastanza esperti nel maneggiare mobili durante il trasporto o non si ha una sufficiente esperienza per prevedere alcuni incidenti od ostacoli. Inoltre, il trasloco di un ufficio è veramente faticoso, soprattutto se non si ha dimestichezza e si rischia di dover ripetere più volte la stessa operazione perché la prima idea risulta non fattibile o poco comoda e pratica. Le ditte specializzate, invece, garantiscono in poche ore il servizio perfetto, svuotando completamente il vecchio ufficio da tutto il mobilio e facendolo ritrovare perfettamente ordinato nel nuovo locale, pronto per essere disposto secondo gusto personale.

L’organizzazione del nuovo ufficio dopo il trasloco

Una volta trasportato tutto l’arredamento e tutti gli scatoloni contenenti attrezzature e materiale, è il momento di organizzare la nuova sede operativa. Naturalmente, questa è un’operazione che va fatta seguendo il proprio gusto estetico e le proprie esigenze funzionali. Il consiglio è quello di approfittarne per fare mente locale riguardo gli eventuali problemi organizzativi esistenti nel vecchio ufficio e sfruttare l’occasione della nuova disposizione dei mobili per eliminarli. È bene tenere conto dei nuovi spazi: se l’ambiente è più ampio potrebbe essere utile acquistare qualche mobile aggiuntivo, o disporre quelli già esistenti in maniera più comoda e distanziata tra loro.

Così come è bene tenere conto della luminosità che, essendo diversa, potrebbe richiedere una disposizione differente delle scrivanie, per beneficiare il più possibile della luce naturale. È una buona idea anche prendersi qualche giorno di prova, nel nuovo ufficio, per poter apportare cambiamenti ed aggiustamenti in corso d’opera, organizzandosi sempre meglio man mano che si riprende l’attività a pieno regime, magari anche confrontandosi con i collaboratori che condividono l’ufficio.

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